Comment écrire un mail en anglais ?

Vous a-t-on déjà dit qu’il fallait construire vos mails à la manière d’une courte dissertation afin d’écrire un mail en anglais efficace ?

En effet, il faut bien penser à introduire votre sujet, expliquer les différents points, puis conclure. Enfin, il ne faut surtout pas oublier de revenir plusieurs fois sur le pourquoi de votre mail, c’est-à-dire la problématique ou l’information à l’origine de votre mail.

Nous allons voir dans cet article comment écrire correctement un mail professionnel en anglais. Ainsi, le ton utilisé sera un ton formel. Pourquoi ? Car vous ne vous adressez pas à une connaissance. Vous pourrez appliquer notre méthode lorsque vous écrirez à une entreprise pour un entretien d’embauche par exemple.

Il est nécessaire d’ajouter une virgule après la phrase d’ouverture, puis de passer une ligne. De cette manière, vous définissez le niveau de formalité (ici formel). Veillez également à utiliser les formules de politesse appropriées.

Vous pouvez ainsi commencer votre mail par : 

• Dear [Nom du destinataire],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, lors d’une candidature spontanée par exemple, vous pouvez simplement écrire :

• To Whom It May Concern,
• Dear Sir or Madam,

Vous pouvez utiliser des formules telles que :

• This is (Votre nom) from (Votre entreprise) writing regarding…

Si une autre personne vous a transmis ce contact, vous pouvez écrire : 

• (Le nom de cette personne) recommended I get in touch with you
•  I was referred to you by (Le nom de la personne qui vous a mis en contact).

Si vous avez bien écrit le sujet de votre e-mail, le destinataire devrait déjà avoir une idée de la raison pour laquelle vous écrivez. Allez droit au but et soyez clair en écrivant des phrases courtes et concises. Vous pourrez alors dire :

• The purpose of this email is… 

Une fois votre sujet clairement indiqué, vous pouvez passer au message principal. Ici, vous exprimez exactement ce dont vous avez besoin et ce que vous attendez de la part de votre interlocuteur. 

Si votre contenu est un peu long, nous vous recommandons de l’organiser sur plusieurs paragraphes. Attention ! Vous devrez organiser vos paragraphes afin que le destinataire de votre mail comprenne bien ce que vous voulez lui dire.

• I have seen in your company’s LinkedIn page that you are looking for interns for next year. I am interested in your offer, and I would like to request an interview at your convenience.

Dans la conclusion de votre mail, il est essentiel de répéter la problématique ou l’information à l’origine de votre mail. Résumez en une phrase ce dont vous avez besoin en remerciant votre destinataire d’avoir pris le temps de lire votre mail. Le but n’est pas de faire perdre du temps à votre lecteur, alors soyez direct ! Vous pouvez par exemple dire :

• Thank you for your time. I would be very happy to come in for an interview at your convenience.

Celle-ci doit contenir une formule de politesse (car nous sommes dans un mail formel !). Enfin, votre signature doit se finir par votre nom ! Comme nous sommes ici dans le cadre d’un mail professionnel, vous devrez signer avec votre nom complet. Vous pouvez également rajouter des détails, comme le nom de votre entreprise, votre site Web ou votre adresse e-mail, et éventuellement votre numéro de téléphone. En tant qu’étudiant, vous pouvez aussi inclure votre statut et diplôme universitaire. Cela donne :

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

Suivi de votre nom.

Voici un exemple de mail professionnel sur le ton formel. Ici, il s’agit d’une réclamation à un service client. Mais bien évidemment, vous pouvez décliner ce dernier pour bien des sujets !

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